Vérification pré-emploi
Petits conseils pour trouver l’équilibre entre droits de la candidate ou du candidat et besoins de l’employeur.
Les processus d’embauche peuvent nécessiter plusieurs étapes, beaucoup de temps et énormément d’énergie pour les employeurs.
Précisément, l’exercice exige de connaître dans le détail les lois qui protègent les employé(e)s ou futurs employé(e)s, le droit à la vie privée entre autres. Par ailleurs, il importe d’être informé des limites qui entourent le droit des employeurs de s’assurer que la candidate ou le candidat correspond au profil recherché. Il convient de dire que l’équilibre entre ces deux éléments est crucial.
En tant qu’expert en la matière, le Groupe Sécuri-Check vous propose un éventail de conseils à respecter et de limites à connaître au moment d’entamer une enquête pré-emploi.
Si vous vous apprêtez à procéder à une vérification pré-emploi
1. Consentement officiel
Le candidat devrait toujours consentir aux vérifications faites à son endroit, et ce, de manière écrite et officielle. Il est d’ailleurs important que la nature de la vérification soit énoncée dans son détail sur le formulaire ou document signé par l’employé(e) ou futur employé(e) qui fera l’objet de la vérification. Dans le même ordre d’idées, les vérifications doivent être clairement justifiées au sein de ce même document. En ce sens, un employeur ne vérifie pas ce qu’il veut comme il le veut. Seules les informations nécessaires à l’enquête peuvent être recueillies : attention aux motifs de discrimination interdits par la loi! De la même manière, le dossier de crédit peut être vérifié dans l’unique cas où le facteur de solvabilité et l’expérience de payeur s’avèrent pertinents à l’évaluation de la candidature.
2. Antécédents judiciaires
On ne peut tenir compte d’antécédents judiciaires ayant été soldés d’un pardon ou qui ne sont pas en lien avec le poste convoité.
3. Information trouvée en ligne
L’employeur n’a pas le droit d’utiliser tout ce qu’il trouve en ligne concernant le candidat, si cette information ne lui a pas été expressément et volontairement remise ou si elle n’est pas en lien avec le poste ou la tâche en question.
4. Droit de travail au Canada
La vérification du droit à travailler au Canada ne doit pas être prise à la légère et ne doit jamais être remise entre les mains d’un tiers, car ce dernier pourrait se défaire de toute responsabilité en ce sens.
5. Vérifications pré-emploi destinées aux employés déjà en poste
Les vérifications pré-emploi doivent être réalisées périodiquement, lorsque les employé(e)s sont en contact avec une clientèle vulnérable, telle que les enfants par exemple. Les vérifications pré-emploi sont à valider de nouveau à chaque promotion ou réaffectation des employé(e)s, et ce, même s’ils demeurent à l’emploi de la même organisation.
Maintenant, nous vous proposons le même genre de mises en garde si vous êtes un ancien employeur et que vous devez être contacté aux fins de vérifications de l’une de vos anciennes employées ou de l’un de vos anciens employés.
Si vous vous apprêtez à fournir des renseignements concernant une ancienne employée ou un ancien employé
1. Consentement officiel
Il est important d’obtenir le consentement de la personne au sujet de laquelle vous fournirez des informations, et ce, encore une fois de manière écrite et officielle. Il est primordial de respecter les limites de ce dont vous avez convenu dans le consentement écrit. Il appert qu’il est aussi crucial de ne pas divulguer d’informations qui débordent du cadre prescrit par l’entente signée au préalable que de ne pas demander d’informations sans consentement. Le respect du droit à la vie privée va dans les deux sens.
2. Renseignements écrits
Afin de vous protéger en tant qu’employeur, nous vous suggérons d’ailleurs d’insister, lorsqu’il est possible, à fournir des renseignements à l’écrit, afin de conserver le contrôle complet sur ce qui a été partagé. Toujours dans une optique de vous protéger, le ton à privilégier lors de la divulgation de renseignements se qualifierait d’objectif, de factuel et de concis.
3. Politique officielle de divulgation de renseignements
À plus grande échelle, dans le cas d’organisations ayant plusieurs employés, adopter une politique officielle de divulgation des renseignements peut être la manière tout indiquée d’uniformiser les communications de renseignements personnels et par le fait même, de protéger d’une part l’employeur et d’autre part les employé(e)s.
